AI ile tedarikçi bulmak veya kalem eşleştirmek konuşulurken ilk ihtiyaç çoğu zaman daha basittir: sistemdeki kayıtların birbirinden ayırt edilebilmesi. Aynı firma üç farklı adla bulunuyorsa modelin hızlı cevap vermesi doğru eşleşme yaptığı anlamına gelmez. Satınalmada veri kalitesi, otomasyonun başlamadan önce çözmesi gereken bir iş değil, otomasyon boyunca korunacak bir çalışma düzenidir.
Hangi hata hangi kararı etkiler?
Mükerrer firma kaydı, davet ve teklif geçmişini böler. Yanlış kategori, uygun olmayan firmaya davet gönderilmesine yol açar. Eksik birim, fiyatların yanlış karşılaştırılmasına neden olabilir. Bu sorunları tek bir “veri temizliği” başlığında toplamak yerine etkiledikleri kararla birlikte inceleyin.
GS1’in veri kalitesi çerçevesi, kayıtların yanında onları üreten süreçleri de dikkate alır. GS1 — Data Quality Framework Bu yaklaşımın pratik karşılığı, düzeltmenin kim tarafından yapılacağını ve aynı hatanın tekrarının nasıl önleneceğini belirlemektir. Bir defalık Excel temizliği yeterli olmayabilir.
Küçük bir veri sözlüğü oluşturun
Firma için ticari unvan, kurum içi kod, kategori ve iletişim kişisini tanımlayın. Kalem için açıklama, birim, miktar ve varsa malzeme kodunu belirleyin. Alanın boş olabileceği durumları da yazın. Her eksik hücre hata değildir; ama hangi boşluğun işleme engel olduğu anlaşılmalıdır.
Örneğin “kg” ile “kilogram” aynı birime işaret edebilir. “Paket” ile “adet” ise dönüşüm bilgisi olmadan eşit sayılamaz. Benzer görünen metinleri otomatik birleştirmek yerine, belirsiz eşleşmeleri incelemeye ayırın. İsim benzerliği, ticari kimlik kanıtı değildir.
AI önerisini kontrol edilebilir tutun
AI’nin eşleştirme önerisinin yanında kaynak değer ve seçilen sistem kaydı görülebilsin. Kullanıcı bir düzeltme yaptığında, bunun yalnızca o dosya için mi yoksa genel eşleştirme için mi geçerli olduğu belli olsun. Aksi halde tek bir istisna sonraki bütün kayıtlara yanlış uygulanabilir.
Denemeyi sık kullanılan kayıtlarla başlatın; daha sonra yazım hatalı ve eksik örnekler ekleyin. Başarı oranını yalnızca toplam doğru sayısıyla değil, yanlış eşleştirmenin ticari etkisiyle de değerlendirin. Yanlış tedarikçiye davet, yanlış yazılmış bir açıklamadan daha farklı sonuç doğurur.
Tenflex süreçlerine yansıması
Tenflex’te firma kayıtları, iletişimler ve davet listeleri satınalma işinin temel verileridir. Özel kayıt alanları ve kayıt onayı, gerekli bilgiyi baştan toplamanıza yardımcı olabilir. AI Connect üzerinden işlem hazırlarken de geçerli birim ve firma kayıtlarının kontrol edilmesi önemlidir.
İlk aksiyon olarak en çok kullanılan firmaları ve kalemleri seçin. Her birinin sahibini belirleyin ve belirsiz kayıtları işaretleyin. Daha temiz veri, yalnızca AI projesine değil, normal teklif toplama ve raporlama işlerine de doğrudan katkı sağlar.
