Satınalma dönüşümü için ilk toplantıda yazılım ekranlarını açmak cazip gelebilir. Daha yararlı bir başlangıç, geçen ay tamamlanan tek bir alımı masaya koymaktır. İhtiyaç nereden geldi, hangi bilgi tekrar yazıldı, teklif neden gecikti, son karar nerede saklandı? Bu sorular, satınalma dijitalleşmesinin hangi işi kolaylaştırması gerektiğini gösterir.
OECD’nin dijital satınalma çalışması, teknolojiyi süreç dönüşümüyle birlikte ele alır. Çalışmanın kapsamı kamu alımlarıdır; özel şirketler için burada önerilen yol haritası ise kendi operasyonlarını inceleyerek kullanabilecekleri pratik bir uygulama yaklaşımıdır.
Önce işin sınırını çizin
Talep oluşturma, teklif toplama, e-ihale ve sipariş aynı sürecin bağlantılı fakat farklı adımlarıdır. Her adımda hangi verinin üretildiğini ve kimin sorumlu olduğunu yazın. İhtiyaç sahibinin verdiği miktar bilgisinin satınalmacı tarafından tekrar girilmesi gerekiyorsa, dönüşüm için somut bir başlangıç bulmuşsunuz demektir.
Kapsamı daraltmak projeyi küçümsemek değildir. İlk aşamada talep ve ihale arasındaki aktarımı düzeltmek, aynı anda bütün departmanların bütün işlerini değiştirmeye çalışmaktan daha kolay ölçülür. Finans, bilgi teknolojileri ve satınalma ekipleri arasındaki sorumlulukları da bu aşamada netleştirin.
Pilot kategoriyi bilinçli seçin
Sık tekrarlanan, teknik tanımı açık ve birkaç uygun tedarikçisi bulunan bir kategoriyle başlayın. Tamamen yeni ve kritik bir üretim ekipmanı, ilk deneme için gereksiz belirsizlik yaratabilir. Pilotun amacı en yüksek tasarruf rakamını göstermek değil, sürecin baştan sona çalıştığını görmektir.
Örnek bir pilotta iki kullanıcı biriminden gelen ihtiyaçlar toplanabilir, onaylanan kalemler tek bir teklif sürecine aktarılabilir ve teklifler aynı sorularla karşılaştırılabilir. Pilot bittiğinde eksik alanları, tekrar yazılan bilgileri ve tedarikçilerin takıldığı adımları kaydedin. Bunlar ikinci turdaki iyileştirme listesidir.
Ölçüm için başlangıç değerini kaydedin
Dönüşümden önce ve sonra aynı şeyi ölçün. Talebin oluşmasından ihale yayınına kadar geçen süre, kullanılabilir teklif oranı ve raporu hazırlamak için harcanan emek iyi başlangıç göstergeleridir. Takvim süresiyle fiilen çalışılan süreyi ayırın; hafta sonu bekleyen bir onay, aynı miktarda personel emeği tüketmez.
Fiyat sonucunu da kapsamdan bağımsız değerlendirmeyin. Daha düşük miktar veya daha uzun teslim süresiyle alınan fiyatı önceki alımla doğrudan karşılaştırmak, projeye gerçekte üretmediği bir tasarruf yazabilir. Finans ekibiyle referans fiyatın nasıl belirleneceğini önceden kararlaştırın.
Kullanıcı alışkanlığını tasarımın parçası yapın
Eğitimi tüm özelliklerin gösterildiği uzun bir sunumla sınırlamayın. Kullanıcıdan kendi ihtiyacını oluşturmasını, bir eksik bilgiyi düzeltmesini ve sonucu bulmasını isteyin. Tedarikçi tarafında da davet, giriş ve teklif verme adımlarını deneyin. Yardım ihtiyacı en çok nerede çıkıyorsa kısa rehberi oraya yerleştirin.
Tenflex’te taleplerin tek tek veya Excel ile hazırlanması ve onaylanan kalemlerin ihaleye aktarılması, bu pilot için somut bir akış sunar. ERP bağlantısı gerekiyorsa veri kapsamını ayrıca belirleyin. Entegrasyonun kim tarafından geliştirileceği ve hatalı aktarımın kimin sorumluluğunda olduğu, canlı kullanıma geçmeden belli olmalıdır.
