Bir tedarikçi listesinde yüzlerce firma bulunması, doğru firmaya doğru zamanda ulaşılabildiği anlamına gelmez. Aynı şirketin farklı adlarla açılması, eski iletişim bilgileri ve belirsiz kategoriler, teklif toplama başlamadan iş yükü yaratır. Tedarikçi yönetimini iyileştirmek için önce kayıtların günlük satınalma işinde ne kadar kullanılabilir olduğuna bakmak gerekir.
Aşağıdaki on öneri, büyük bir puanlama projesine ihtiyaç duymadan uygulanabilecek kayıt ve iletişim alışkanlıklarına odaklanıyor. GS1’in veri kalitesi çerçevesi, veri yönetimi süreçlerinin önemini vurgular. Satınalma ekibi açısından bunun başlangıç noktası, her firma kaydının bir sorumlusunun bulunmasıdır.
1. Aynı firmayı tekrar açmayın
Ticari unvan, kullanılan kısa ad ve varsa kurum içi firma kodunu birlikte tutun. “ABC Metal” ile “ABC Metal Sanayi” kayıtlarının farklı tedarikçiler olup olmadığını kontrol edin. Tekilleştirme yapılmadan hazırlanan firma bazlı harcama analizi, aynı iş ortağını iki ayrı kaynak gibi gösterebilir. Şube ile tüzel kişiliği de birbirinden ayırın.
2. Kategori listesini satınalma diline yaklaştırın
Kategori, yalnızca raporlama etiketi değildir; kimlerin davet edileceğini etkiler. “Hizmet” gibi çok geniş bir başlık yerine, ekibin alım kararında kullandığı yeterli ayrımı yapın. Aynı firmayı birden fazla kategoriyle ilişkilendirmek gerekiyorsa bunu açıkça tanımlayın. Kategori adlarını kişilerin alışkanlığına göre çoğaltmayın.
3. Kayıt sırasında gerçekten gerekli bilgileri isteyin
Her firmadan aynı uzun belge listesini istemek katılımı zorlaştırabilir. Alımınız için zorunlu alanları ve gerekli ekleri belirleyin. Eksik bir belge teklif vermeyi mi, firma kaydının onaylanmasını mı etkileyecek? Bu ayrımı kayıt formunda anlatın. Gereksiz veri toplamak yerine, istenen bilginin hangi kararda kullanılacağını açıklayın.
4. Kayıt onayının sahibini belirleyin
Bir firmanın havuza eklenmesi ile belirli bir alıma teknik olarak uygun olması farklı kararlardır. Kayıt onayında iletişim ve kurumsal bilgileri doğrulayın; ihale özelindeki yeterliliği ayrıca değerlendirin. Onay bekleyen kayıtların kim tarafından kontrol edileceği belli değilse, süreç yalnızca e-postadan başka bir bekleme kuyruğuna taşınmış olur.
5. İletişim bilgilerini iş akışında güncelleyin
Davetin ulaşmaması her zaman tedarikçinin ilgisiz olduğu anlamına gelmez. Ayrılmış bir çalışanın adresi kullanılıyor olabilir. Teklif vermeyen firmalarla temas kurulurken iletişim kaydını da kontrol edin. Ticari görüşmeleri yürüten kişi ile sevkiyat bilgisi paylaşan kişinin farklı olabileceğini göz önünde bulundurun.
6. Davet listelerini yeniden kullanırken kontrol edin
Geçen ihalenin listesini kopyalamak hızlıdır; fakat yeni ihtiyacın kapsamı değişmiş olabilir. Listeyi göndermeden önce kategori uygunluğu, kapasite ve güncel iletişim kişisi üzerinden gözden geçirin. Yeni adayların eklenmesi için de alan bırakın. Böylece davet listesi alışkanlıkla tekrar edilen kapalı bir çevreye dönüşmez.
7. Katılım bilgisini doğru yorumlayın
Kaç davet gönderildiği ve kaç teklif alındığı yararlı operasyonel verilerdir. Bunlar tek başına kalite veya teslimat performansı puanı değildir. Bir firma on davetin ikisine teklif verdiyse, sebep kapasite sınırı, yanlış kategori veya uygun olmayan teslim tarihi olabilir. Sayının yanında kısa bir görüşme çok şey açıklayabilir.
8. Alternatifleri ihtiyaç ortaya çıkmadan araştırın
Kritik bir alımda yedek firma aramaya son gün başlamak seçeneği daraltır. Adayların üretim veya hizmet kapsamını önceden öğrenin. Davet usulünün yanında kategori üzerinden pazar yerine açılabilen süreçleri de değerlendirebilirsiniz. Yeni bir firmadan gelen teklif, otomatik olarak teknik uygunluk kazanmış sayılmamalıdır.
9. Tedarikçiye ortak ve anlaşılır bilgi verin
Bir tedarikçinin sorusu şartnameyi etkiliyorsa, gerekli açıklamanın diğer katılımcılara da ulaşmasını sağlayın. Fiyatı değiştiren bir bilgiyi yalnızca telefon görüşmesinde bırakmayın. Nihai değerlendirmede hangi açıklamanın geçerli olduğunu kolayca bulabilmek, sonraki anlaşmazlıkları azaltacak basit bir çalışma alışkanlığıdır.
10. Kayıt bakımını takvime bağlayın
Her dönem az kullanılan kayıtları, eski irtibatları ve mükerrer firmaları inceleyin. Kayıt silmeden önce geçmiş işlemlerle bağını düşünün; ticari geçmişin kaybolmaması önemlidir. Sorumlu kişi değiştiğinde güncelleme görevinin de devredildiğini kontrol edin. Veri bakımı tek seferlik temizlikle tamamlanmaz.
Tenflex’te şirketinize özel kayıt alanları, kayıt onayı, firma iletişimleri ve davet listeleriyle bu düzeni kurabilirsiniz. Firma sayfasındaki davet ve teklif geçmişi de görüşmeler için somut bir başlangıç sağlar. Bu bilgilerden yararlanırken, iletişim geçmişini otomatik bir tedarikçi performans notuyla karıştırmayın.
