Satınalma raporunda toplam tutarı görmek kolaydır; o tutarın neden değiştiğini anlamak daha fazla dikkat ister. Geçen aya göre harcama artmışsa fiyat yükselmiş, miktar büyümüş veya daha pahalı bir ürün grubuna geçilmiş olabilir. Bu üç duruma aynı aksiyonla karşılık verilmez. İyi bir harcama analizi, toplamı göstermenin yanında değişimin nedenini ayırır.
Önce hangi veriyi analiz ettiğinizi söyleyin
Teklif tutarı, sipariş tutarı ve gerçekleşen ödeme birbirinin yerine kullanılamaz. Bir firma teklif vermiş fakat seçilmemiş olabilir. Bir sipariş oluşturulmuş ancak henüz tamamlanmamış olabilir. Raporun başında kullanılan kaynağı, tarih aralığını, para birimini ve kapsama alınan statüleri belirtin.
OCDS, kamu sözleşmelerinin farklı aşamalarını ortak süreç kimliğiyle ilişkilendirir. Özel şirketler açısından buradan çıkarılabilecek yararlı fikir, talep, ihale ve sipariş kayıtlarını birbirine bağlayacak referansları kaybetmemektir. Bu, Tenflex’in OCDS kullandığına dair bir iddia değildir; analiz tasarımına ilişkin bir öneridir.
Üç soruyla başlayın
- Nereye harcıyoruz? Kategori ve firma bazında tutarı inceleyin; aynı firmanın farklı adlarla açılmadığını doğrulayın.
- Rekabet nerede zayıf? Davet edilen ve teklif veren firma sayılarını birlikte okuyun. Teklif gelmeyen bir kategori önce iletişim veya şartname kontrolü gerektirebilir.
- Zaman nerede geçiyor? Talep, onay, yayın ve sonuç tarihleri mevcutsa aşamalar arasındaki beklemeyi ayrı hesaplayın.
Tasarruf hesabında referans fiyatı görünür tutun
Varsayımsal bir örnekte 1.000 adet ürün için referans birim fiyat 120 TL, seçilen teklif 114 TL olsun. Aynı kapsamda fiyat farkı 6.000 TL, referansa göre oran yüzde 5’tir. Ancak miktar 1.500 adede çıktıysa toplam harcama yine artar. Fiyat iyileşmesi ile harcama düşüşü aynı sonuç değildir.
Nakliye, kur ve ödeme koşulları farklıysa hesapta nasıl ele alındıklarını yazın. İlk teklif üzerinden hesaplanan iyileşmeyi, geçmiş satınalma fiyatına göre tasarruf gibi sunmayın. Raporu okuyan kişi kullanılan paydayı yeniden hesaplayabilmelidir.
Bulguyu bir karara dönüştürün
“Üç firmada yoğunlaşma var” bir bulgudur; tek başına aksiyon değildir. Hangi kalemlerde alternatif aranacağını, kimin sorumlu olduğunu ve ne zaman yeniden bakılacağını ekleyin. Bir sonraki toplantıda aynı grafiği göstermek yerine alınan kararın sonucunu kontrol edin.
Tenflex’in teklif raporunda fiyatları ve tasarruf bilgisini inceleyebilir, kullanım verilerini dışa aktararak kendi analizinizde değerlendirebilirsiniz. Sipariş veya gerçekleşen harcama analizi için gerekli diğer kaynakları ayrıca eşleştirin. Eksik veriden kapsamlı bir performans puanı üretmek yerine, elinizdeki kaydın cevaplayabildiği soruyla başlayın.
