Satınalma ekibi yoğun çalışırken süreç yine de yavaş ilerleyebilir. Sebep bazen iş miktarı değil, aynı kaydın defalarca açıklanmasıdır. Eksik talep bilgisi, karşılaştırılamayan teklif ve farklı dosyalarda tutulan son sürümler küçük beklemeler yaratır. Verimlilik çalışması, bu tekrarları görünür hale getirdiğinde anlamlı olur.
İşlem süresiyle bekleme süresini ayırın
Bir talebin üç günde sonuçlanması, üzerinde üç gün çalışıldığı anlamına gelmez. Kayıt oluşturma, onay bekleme, tedarikçiden açıklama alma ve karşılaştırma farklı zaman türleridir. Önce son birkaç alımı inceleyerek hangi aşamada gerçekten emek harcandığını belirleyin.
Takvim süresini azaltmak için onay veya cevap beklenen noktayı iyileştirmek gerekebilir. Çalışma süresini azaltmak için ise tekrar veri girişi veya dosya birleştirme işini değiştirmek daha etkili olabilir. Bu ayrım yapılmadan ekibin yalnızca daha hızlı çalışmasını istemek sorunu çözmez.
Talebin ilk seferde anlaşılmasını sağlayın
Kısa fakat eksik bir talep formu, sonraki aşamalarda daha fazla iletişim gerektirebilir. Kalem açıklaması, miktar, ölçü birimi ve ihtiyaç tarihi anlaşılır olsun. Şirketinize özel alan gerekiyorsa hangi karar için kullanılacağını belirleyin. Kullanılmayan alanları zorunlu hale getirmek, formu doldurmayı zorlaştırır.
Excel ile toplu kalem hazırlarken sütun adlarını ve birimleri ortaklaştırın. Her kullanıcı için farklı bir tablo yapısı oluşması, satınalmacıya sürekli düzeltme işi bırakır. Örnek bir dosya ve kısa bir kontrol listesi, uzun bir kullanım kılavuzundan daha hızlı benimsenebilir.
Teklif toplamada tekrar eden soruları azaltın
Önceki alımlarda en çok sorulan beş soruyu çıkarın. Nakliye, teslim yeri, alternatif ürün veya ödeme koşulu sık açıklama gerektiriyorsa bunları yeni davette netleştirin. Tedarikçiye çok sayıda bilgi göndermekten önce, hangi bilginin kararını etkilediğine bakın.
Teknik kapsam değiştiğinde aynı açıklamanın ilgili katılımcılara ulaşmasını sağlayın. Tek bir firmayla yapılan görüşme sonucunda oluşan bilgi farkı, karşılaştırma sırasında yeniden iş üretir. Son geçerli şartların herkesçe bulunabilir olması, süreç hızının önemli bir parçasıdır.
Ekibin kullanacağı üç gösterge seçin
İlk denemede onlarca metrik yerine tamamlanan talep oranı, kullanılabilir teklif oranı ve rapor hazırlama süresiyle başlayabilirsiniz. Tanımları açık olsun. “Kullanılabilir teklif”, örneğin zorunlu soruları yanıtlanmış ve miktarı doğrulanmış teklif olarak tanımlanabilir; bu tanım kurum içinde kararlaştırılmalıdır.
OECD’nin KOBİ dijitalleşmesi çalışması, teknoloji kullanımını beceri ve iş süreçleriyle birlikte değerlendirir. Bu nedenle kullanıcı eğitimi ve veri düzeni, yazılım kurulumunun sonrasına bırakılacak küçük işler değildir. Ölçümlerde düzelme yoksa önce hangi kullanım alışkanlığının değişmediğini araştırın.
Tenflex’te nereden başlanabilir?
Talepleri tek tek veya Excel ile hazırlamak, onaylanan kalemleri ihaleye taşımak ve teklif raporunu kullanmak birbirine bağlı bir başlangıç sağlar. Tedarikçi davet listelerini güncel tutmak da iletişim emeğini azaltabilir. Bunların her biri için önceki çalışma biçiminizde harcanan süreyi not edin.
Bir ay sonra yalnızca işlem sayısına bakmayın. Kaç kez ek açıklama istendiğini, kaç kayıt yeniden yazıldığını ve hangi düzeltmelerin tekrar ettiğini inceleyin. Verimlilik, ekibin daha fazla pencere açması değil, aynı karara daha az gereksiz işlemle ulaşabilmesidir.
