Bir ihalede son fiyatın ilk fiyattan düşük olması sevindiricidir. Fakat yönetimin sorduğu soru genellikle daha farklıdır: Şirket gerçekten ne kadar daha az harcadı? Satınalmada tasarrufu anlatmak için fiyat değişimini, kapsam değişimini ve operasyonel emeği ayrı değerlendirmek gerekir.
Referans fiyatı tekliflerden önce belirleyin
Geçmiş alım fiyatı, güncel piyasa araştırması ve ilk teklif farklı referanslardır. Hangisini kullandığınızı açıkça yazın. Eski fiyatın tarihi, miktarı, para birimi ve teslim koşulu yeni alımla aynı değilse düzeltme yapmadan karşılaştırmayın. Referansı ihale sonucuna göre seçmek, raporun güvenilirliğini zayıflatır.
Varsayımsal olarak 500 adet ürün için referans fiyat 200 TL, yeni fiyat 190 TL ise aynı kapsamda fark 5.000 TL’dir. Bu yüzde 5 fiyat iyileşmesidir. Ancak yeni teklifte 7.000 TL taşıma bedeli varsa toplam sonuç farklılaşır. Hesabı yalnızca indirim yüzdesinde bırakmayın.
Toplam maliyette gözden kaçanları sorun
Avrupa Komisyonu’nun yaşam döngüsü maliyeti yaklaşımı, satınalma bedelinin toplam maliyetin yalnızca bir parçası olduğunu gösterir. Bakım, enerji veya kullanım ömrü gibi başlıklar her kategori için aynı önemde değildir. Kendi alımınızda fark yaratabilecek olanları seçin ve hangi varsayımla hesaplandığını yazın.
Bir makinede enerji tüketimi önemliyken, kısa süreli taşıma hizmetinde bekleme veya ek işlem bedelleri öne çıkabilir. Bütün kalemlere aynı uzun tabloyu uygulamak yerine, kararı değiştirebilecek sorulara odaklanın. Yanıtı eksik olan maliyeti otomatik olarak sıfır kabul etmeyin.
Zaman kazancını fiyat kazancından ayırın
Teklifleri elle birleştirme, firmalara aynı açıklamayı tekrar gönderme ve sipariş bilgilerini yeniden yazma gibi işler ölçülebilir. Önceki ve yeni süreçte aynı faaliyet için harcanan süreyi karşılaştırın. Takvimde geçen süreyi personel çalışma saati gibi raporlamayın.
Kazanılan zamanın nasıl kullanılacağını da düşünün. Daha fazla tedarikçi araştırması, teknik değerlendirmeye erken katılım veya kapsamın daha iyi hazırlanması ikinci bir değer yaratabilir. Ancak bu değer gerçekleşmeden nakit tasarrufu gibi sunulmamalıdır.
Sonuçları aynı kuralla raporlayın
Her alım için miktar, referans, seçilen teklif ve ek maliyetleri saklayın. Fiyat iyileşmesi ile gerçekleşen harcama arasındaki farkı açıklayın. Kategori bazında rapor hazırlarken kapsamı değişen alımları işaretleyin; hepsini tek bir ortalamaya koymak önemli ayrımları gizleyebilir.
Tenflex’in teklif raporu fiyatları ve tasarruf bilgisini incelemek için kullanılabilir. Kalem sorularıyla fiyat dışı koşulları da toplayabilirsiniz. Raporlanan farkın muhasebeleşmiş bir tasarruf olup olmadığını ise sipariş ve gerçekleşen harcama verileriyle ayrıca kontrol edin. Böyle bir rapor, iddialı ama açıklanamayan bir yüzdeden daha güçlüdür.
