Bir talebin beklemesinin nedeni her zaman onaycının yavaş davranması değildir. Eksik açıklama, yanlış kişiye yönlendirme veya hangi kararın beklendiğinin belirsizliği de aynı sonucu doğurur. Satınalma onay sürecini iyileştirmek için bildirim sayısını artırmadan önce kararın içeriğini netleştirmek gerekir.
Talep onayı ile sipariş onayını ayırın
Talep onayında genellikle ihtiyacın uygunluğu değerlendirilir. Sipariş onayında ise seçilen teklif, miktar ve ticari koşullar üzerinden ilerlenir. Bu iki kararı aynı metinle istemek, onaycının neyi kontrol edeceğini belirsizleştirir. Her aşamada ekranda görünmesi gereken bilgiyi ayrı tanımlayın.
Tenflex talep modülünde kullanıcı birimine göre belirlenen onay akışları kullanılabilir. Siparişlerin de kendi onay süreci bulunur. Buradan otomatik bütçe kontrolü, vekalet tanımı veya her koşulda kendiliğinden onay sonucu çıkarılmamalıdır. İşleyiş, kurumun kullandığı kapsam üzerinden değerlendirilmelidir.
Onaycıya karar verebileceği bir kayıt gönderin
Talep açıklamasında kullanım amacı, kalem miktarları ve ihtiyaç tarihi yer alsın. “Acil” ifadesinin yanına neden acil olduğunu ekleyin. Gerekli teknik belge veya açıklama eksikse, satınalmacı bu boşluğu sonradan telefonla kapatmak zorunda kalır. Birkaç anlamlı zorunlu alan, gereksiz uzun bir formdan daha yararlı olabilir.
Sipariş aşamasında seçilen tedarikçinin fiyatı kadar ödeme ve teslim koşullarını da görünür tutun. Önceki değerlendirmeden farklı bir seçim yapıldıysa gerekçesi kaybolmasın. Onay düğmesi, ilgili kişinin bilgiyi gördüğünü garanti etmez; kayıt anlaşılır olmalıdır.
Bekleme süresini doğru okuyun
Onaya gönderilme ve karar zamanını ayrı kaydedin. Aynı gün içerisinde sonuçlanan rutin işler ile özel inceleme gerektiren işleri aynı ortalamaya koymak, darboğazı gizleyebilir. Birkaç uzun bekleme varsa önce bu kayıtları tek tek inceleyin. Sorunun kullanıcı davranışından mı, eksik bilgiden mi kaynaklandığını ayırın.
Dijital süreç tasarımı, OECD’nin satınalma dönüşümü çalışmasının da ele aldığı konulardandır. Buradaki pratik öneri, mevcut onay zincirini olduğu gibi çoğaltmak yerine her adımın hangi riski veya ihtiyacı karşıladığını sormaktır.
İlk iyileştirmeyi küçük tutun
Son on talebi seçip onay sırasında hangi ek soruların sorulduğunu inceleyin. En sık eksik kalan iki bilgiyi formda daha açık isteyin. Sonraki on talepte aynı soruların azalıp azalmadığına bakın. Böylece otomasyonun başarısını yalnızca kaç bildirim gönderildiğiyle değil, daha az açıklama ihtiyacıyla ölçebilirsiniz.
