AI bir ihale taslağını birkaç adımda hazırladığında, süreç tamamlanmış gibi görünebilir. Oysa doğru kalemlerin eklenmesi ile doğru ticari kararın verilmesi aynı şey değildir. Satınalmada insan kontrolünü korumak, her satırı baştan yazmak değil; kararın etkisine göre gerekli kontrolü doğru yere koymaktır.
Hazırlık ve taahhüdü ayırın
Dosyadan kalemleri çıkarmak, eksik birimi sormak ve taslak açıklama hazırlamak geri alınması kolay işlerdir. İhaleyi firmalara yayınlamak veya seçilen teklifle siparişe ilerlemek daha farklı sonuçlar doğurur. Bu nedenle AI kullanım planında “hazırlar”, “önerir” ve “gerçekleştirir” fiilleri ayrı tanımlanmalıdır.
NIST AI Risk Management Framework, AI risklerinin kullanım bağlamında değerlendirilmesini ele alır. NIST — AI Risk Management Framework Satınalma için uygulanabilir yaklaşım, bütün işlemlere aynı kontrolü koymak yerine yanlışlığın ticari etkisini düşünmektir. Düşük tutarlı bir kayıt bile yanlış firmaya bilgi gönderiyorsa önemli olabilir.
Onay ekranında ne görünmeli?
Kontrol eden kişi yalnızca “18 kalem hazır” mesajını görmemelidir. Kalem sayısının yanında miktarlar, birimler, davet edilecek firmalar, kapanış zamanı ve ihale yöntemi görünür olmalıdır. Kaynak dosyadan farklı yorumlanan alanlar da ayrıca işaretlenmelidir.
Bir kullanıcının “tamam” demesi, hangi işlemi onayladığı belirsizse yeterli değildir. Taslağı kaydetmek ile yayına almak aynı onay cümlesi altında birleştirilmemelidir. Kurum kendi işleyişinde bu sınırları açıkça tarif etmelidir.
Kontrolü sadece hatalı örneklerle test etmeyin
Birbirine benzeyen firma adları, farklı tarih biçimleri ve boş birimler iyi deneme konularıdır. Ancak doğru görünen örnekleri de kontrol edin. Yanlış yorumlanmış bir miktar, biçimsel olarak tamamen düzgün olabilir. Kaynak ile sonuç karşılaştırması burada önem kazanır.
İlk pilotta kaç taslağın düzeltildiğini ve düzeltmenin hangi türde olduğunu kaydedin. Tekrarlanan hataların nedeni komut, kaynak dosya veya sistem eşleştirmesi olabilir. Sorunu bulmadan daha fazla otomasyon eklemek, inceleme yükünü artırabilir.
Tenflex’te uygulanabilecek sınır
Tenflex AI Connect ile hazırlanan ihale taslağı kullanıcı tarafından kontrol edilip yayınlanabilir. Bağlantı, kullanıcının Tenflex yetkilerinin dışına çıkamaz. Bu yapı, kurumun ayrıca belirleyeceği inceleme sorumluluğuyla birlikte düşünülmelidir.
Pilotun başarı koşulunu “hiç insan müdahalesi olmadı” olarak kurmayın. Daha kısa hazırlık süresi, daha az düzeltme ve açıklanabilir bir son kayıt daha anlamlı ölçülerdir. İnsan kontrolü iyi tasarlandığında, AI’nin hızından vazgeçmeden ticari kararın sahibini koruyabilirsiniz.
