Satınalma işine yeni başlayan biri için RFQ, e-ihale, talep ve sipariş birbirine benzeyen ekran adları gibi görünebilir. Oysa her biri farklı bir kararı kaydeder. Bu ayrımı öğrenmek, dijital satınalma sisteminde hangi bilginin ne zaman girileceğini anlamanın en kolay yoludur.
Talep, teklif ve sipariş aynı şey değildir
Talep, kurum içindeki ihtiyacın kaydıdır: ne gerekiyor, ne kadar gerekiyor, ne zaman gerekiyor? Teklif, tedarikçinin bu ihtiyaca hangi fiyat ve koşullarla cevap vereceğidir. Sipariş ise değerlendirme ve gerekli onaylardan sonra seçilen koşullarla ilerleme adımıdır.
Varsayımsal bir örnek düşünün: bakım ekibi 20 rulman ister. Satınalmacı üç firmadan fiyat alır. Teknik uygunluk kontrolü sonrasında bir firma seçilir ve sipariş oluşturulur. Yirmi rulman talep edilmiş olması, teklif aşamasında görünen bütün tutarların şirketin harcaması olduğu anlamına gelmez.
RFQ ve e-ihale ne zaman kullanılır?
RFQ, firmalardan karşılaştırılabilir fiyat teklifleri toplamaya yarar. Ürün açıklaması, miktar, ölçü birimi, teslim yeri ve beklenen ticari koşullar açık olmalıdır. E-ihale ise belirlenen kurallarla rekabetin yürütüldüğü aşamadır. Her alımın canlı ihaleye dönüşmesi gerekmez; kapsamı belirsiz bir hizmette önce açıklama ve teknik değerlendirme gerekebilir.
CIPS, şartname ve tedarikçi seçimini satınalma döngüsünün ayrı aşamaları olarak ele alır. Yeni başlayanlar için buradaki yararlı ders, fiyat istemeden önce tedarikçinin neye cevap vereceğini netleştirmektir.
İlk teklif karşılaştırmasında nelere bakılır?
- Miktar ve birim aynı mı? Bir kutunun kaç adet içerdiği belli mi?
- Nakliye veya kurulum fiyata dahil mi?
- Teklif hangi tarihe kadar geçerli?
- Ödeme vadesi ve teslim koşulu ihtiyacı karşılıyor mu?
- Alternatif ürün teklif edildiyse teknik ekip bunu kabul ediyor mu?
Bu soruların cevabı eksikse, tabloya sıfır veya “uygun” yazmak yerine açıklama isteyin. Eksik bilgi bir değerlendirme sonucuna dönüşmemelidir. İlk alımlarda kısa bir kontrol listesini her seferinde kullanmak, alışkanlık kazanmayı kolaylaştırır.
Dijital platform işin hangi kısmını kolaylaştırır?
Kalemleri, firmaları ve teklifleri aynı süreçte tutmak dosya aramayı azaltır. Ancak teknik şartnameyi doğru hazırlamak ve ticari kararı vermek hâlâ ilgili ekiplerin işidir. Yazılımın bir sıralama göstermesi, en üstteki teklifin bütün koşullarda en uygun olduğu anlamına gelmez.
Tenflex’te ihtiyacınızı talep olarak hazırlayabilir, uygun aşamada teklif toplama veya ihaleye aktarabilir ve teklif seçimi sonrasında sipariş oluşturabilirsiniz. İlk denemede küçük, tanıdık bir kalem listesi kullanın. Böylece hem sistemi öğrenir hem de şirketinizin mevcut karar akışının nerede devreye girdiğini daha rahat görürsünüz.
