E-ihale sistemi için “tasarruf sağlar” demek kolaydır. Daha faydalı soru, hangi işin değişmesiyle bu sonucun ortaya çıkabileceğidir. İyi hazırlanan bir ihale, satınalmacının dosya toplamak yerine teklifleri değerlendirmeye zaman ayırmasını sağlar. Fakat kategori, tedarikçi ilgisi ve teknik kapsam uygun değilse sonuç beklenen ölçüde değişmeyebilir.
1. Teklifleri ortak zeminde toplar
Firmalar farklı dosya biçimleriyle cevap verdiğinde, karşılaştırma başlamadan önce tablo hazırlamak gerekir. Ortak kalem listesi ve aynı sorular, bu hazırlık işini azaltır. Buradaki kazanç, bütün firmaların aynı fiyatı vermesi değil, aynı ihtiyaca cevap vermesidir.
Bir ambalaj alımında kalınlık, ölçü ve baskı şartı net değilse en ucuz teklif farklı ürüne ait olabilir. İhale sorularını baştan tanımlamak, fiyat dışındaki bu ayrımları görünür kılar. Eksik yanıtları fark etmek de kolaylaşır.
2. Rekabeti belirlenmiş kurallara taşır
Kapanış saati, teklif değişimi ve rekabet gösterimi önceden belli olduğunda tedarikçi nasıl katılacağını bilir. Sıralama gösterilmesi ile bütün fiyatların açıklanması aynı değildir. Seçilen görünürlük, alımın amacına uygun olmalıdır.
İhale sonuna doğru verilen tekliflerde otomatik uzatma kullanılacaksa tetikleyici koşul ve süre açıklanmalıdır. Böylece katılımcılar son dakikada değişen bir kural yerine, bildikleri bir işleyişe göre hareket eder.
3. Kararın dayanağını korur
Teklifin son halini, ticari koşullarını ve değerlendirmede kullanılan açıklamayı birlikte saklamak, aylar sonra kararın nedenini bulmayı kolaylaştırır. Bu düzen, her türlü mevzuata kendiliğinden uyum sağlandığı anlamına gelmez; kurumun kendi kontrol ve kayıt yükümlülükleri ayrıca değerlendirilir.
OCDS’nin süreç aşamalarını ilişkilendirme yaklaşımı, kayıtlar arasındaki bağın değerini gösterir. Özel sektör uygulamasında da ihale sonucu ile sonraki siparişin aynı referans üzerinden bulunabilmesi yararlı bir tasarım hedefidir.
4. Yeni turu daha düzenli yürütür
İlk turda ticari şartlar netleşmiş fakat fiyat beklentisi karşılanmamış olabilir. Yeni tur açarken hangi bilgilerin değiştiğini ve önceki tekliflerin taşınıp taşınmayacağını açıklayın. Sürekli tur yenilemek yerine her turun amacını belirleyin; tedarikçinin cevap vermek için ayırdığı zamanı da dikkate alın.
5. Sonucu ölçülebilir hale getirir
Referans fiyat, ilk teklif ve son teklif arasındaki farkları ayrı tutun. Kullanılabilir teklif sayısı ve değerlendirme süresi de rapora girebilir. Tek bir başarılı alımı bütün kategoriler için garanti edilmiş tasarruf oranı gibi sunmayın.
Tenflex’te canlı teklif grafikleri, sorular, mesajlaşma ve teklif raporu bu değerlendirmeyi destekler. Sistemin faydasını görmek için bir pilot alım seçip önceki benzer sürecin dosya hazırlama ve karşılaştırma emeğiyle kıyaslayın. En ikna edici sonuç, kendi ekibinizin tekrar edebildiği ve açıklayabildiği sonuçtur.
