E-ihale, bir satınalma ihtiyacı için firmaların belirlenmiş kurallar çerçevesinde elektronik ortamda teklif verdiği süreçtir. Değeri yalnızca fiyatın düşmesinde aranmaz. Aynı ihtiyacın, aynı kapanış zamanı ve aynı değerlendirme koşullarıyla tedarikçilere sunulması, satınalmacının kararını açıklayabilmesini de kolaylaştırır.
Bir e-posta zincirinde son teklifin hangi dosyada kaldığını bulmak zordur. E-ihalede ise kalemler, fiyatlar ve teklif koşulları ortak bir yapıda toplanır. Bununla birlikte, iyi hazırlanmamış bir şartnameyi ekrana taşımak sorunu çözmez. Önce neyin satın alınacağı, sonra rekabetin nasıl yürütüleceği belirlenmelidir.
Teklif toplama ile e-ihale arasındaki fark
Teklif toplama, firmalardan fiyat ve ticari koşul istemeye odaklanır. RFQ, yani fiyat teklifi talebi, bu aşamada kullanılan yaygın bir terimdir. E-ihale ise tanımlanmış süre ve kurallar içinde tekliflerin rekabet etmesini sağlar. Bir alımda önce teklif toplanabilir, teknik uygunluk değerlendirilebilir ve uygun firmalarla yeni bir ihale turu açılabilir.
CIPS’in satınalma döngüsü de ihtiyaç tanımını tedarikçi seçiminin önüne koyar. Pratik karşılığı şudur: “Ofis koltuğu” yazmak yerine ölçü, taşıma kapasitesi, garanti, miktar ve teslim yeri belirtilirse karşılaştırma sırasında daha az açıklama gerekir. Alternatif ürün kabul edilecekse bunun koşulları da baştan paylaşılmalıdır.
Hangi ihale yöntemi ne işe yarar?
İhale adları farklı platformlarda farklı uygulamalarla kullanılabilir. Aşağıdaki açıklamalar Tenflex’teki satınalma senaryolarını esas alır. Tedarikçilere yöntem kadar hangi rekabet bilgisini görecekleri de açıklanmalıdır.
- Standart (İngiliz) ihale: Firmalar tekliflerini günceller. Kurgulanan rekabet gösterimine göre sıralama veya en iyi fiyat gibi bilgiler gösterilebilir; tüm rakip tekliflerin açık olması şart değildir.
- Hollanda ihalesi: Düşük fiyattan başlayan tutar kademeli yükselir. İlk kabul eden tedarikçinin kazandığı bir satınalma modeli uygulanır.
- Japon ihalesi: Yüksek fiyattan başlayan tutar kademeli düşer. Kabul eden firmalar devam eder; tek firma kalsa da kabul edebildiği seviyeye kadar ilerleyebilir.
- Kapalı zarf ihale: Satınalmacı teklif fiyatlarını kapanışa kadar görmez. Süre tamamlandıktan sonra zarf açılarak teklifler değerlendirilir.
- Satış ihalesi: Ürün veya varlık satışında daha yüksek teklif öne çıkar. Satınalma ihalesindeki düşük fiyat beklentisiyle karıştırılmamalıdır.
İlk ihale için kısa bir hazırlık planı
Kalem listesini teknik ekipten teyit edin. Miktar ve ölçü birimleri aynı olsun; örneğin bir firma kutu, diğeri adet fiyatı vermesin. Ardından teslim tarihi, ödeme vadesi ve teklif geçerliliği gibi soruları tanımlayın. Gerekli cevapları zorunlu tutmak, fiyat dışındaki farkların sonradan ortaya çıkmasını azaltır.
Davet listesindeki kişinin gerçekten teklif vermeye yetkili olduğunu kontrol edin. Kapanış saati, saat dilimi, teklif güncelleme kuralları ve varsa otomatik uzatma koşulu davette anlaşılır biçimde yer alsın. İlk kullanımdan önce tedarikçinin sisteme erişimini denemesi için zaman bırakın. Özellikle kısa süreli ihalelerde erişim sorununun ticari rekabeti etkilemesine izin vermeyin.
En düşük fiyat her zaman doğru seçim midir?
Varsayımsal bir alımda A firması 100 birim ürün için 90.000 TL, B firması 93.000 TL teklif versin. A’nın teklifine 5.000 TL taşıma bedeli ekleniyorsa, yalnızca ilk sütuna bakmak yanıltır. Garanti kapsamı veya teslim koşulu da farklıysa önce bu farkların ticari etkisini netleştirmek gerekir.
Fiyat avantajını hesaplarken karşılaştırılan miktarı, kapsamı ve referans fiyatı rapora yazın. İlk tekliften son teklife değişim, geçen yılki alıma göre değişim ve gerçekleşen harcama aynı gösterge değildir. Her ihaleden belirli bir tasarruf oranı beklemek yerine, kullanılabilir teklif sayısı ve karşılaştırmaya harcanan süreyi de izleyin.
Tenflex’te uygulama
Tenflex’te teklif toplama, canlı ihale, kalem soruları ve yeni tur oluşturma birbirini tamamlar. Teklif raporu, fiyatlarla birlikte değerlendirme için topladığınız bilgileri gözden geçirmenize yardımcı olur. İhaleyi açmadan önce yöntem seçimini kendi ürününüz, tedarikçi sayınız ve teknik belirsizlikleriniz üzerinden değerlendirin. Kurallar anlaşılmadıysa ilk adım daha hızlı bir ihale değil, daha açık bir davettir.
