Satınalma sürecini bir toplantıda çizdiğinizde genellikle planlanan akış ortaya çıkar. Gerçek kayıtlar ise bazı taleplerin beklediğini, bazılarının tekrar düzenlendiğini ve aynı işin farklı yollardan ilerlediğini gösterebilir. Süreç madenciliği, bu farkı veriden incelemek için kullanılan bir yaklaşımdır.
Süreç madenciliği neye bakar?
IEEE çalışma grubunun Süreç Madenciliği Manifestosu, bilgi sistemlerindeki olay kayıtlarından süreç bilgisi çıkarılmasını ele alır. IEEE Task Force on Process Mining — Process Mining Manifesto Temel fikir yeni değildir; güncel veri altyapılarıyla daha fazla iş akışına uygulanabilmesi satınalma ekipleri için konuyu yeniden önemli hale getirir.
Başlangıç verisi olarak bir işlem kimliği, olay adı ve zaman bilgisi gerekir. Örneğin aynı talebe ait “oluşturuldu”, “onaylandı” ve “ihaleye aktarıldı” kayıtları bir sıra oluşturur. Yalnızca kaydın bugünkü statüsüne sahip olmak, geçmişteki bütün beklemeleri yeniden kurmak için yeterli olmayabilir.
Önce veri bulunabilirliğini kontrol edin
İstenen olayların hangi sistemde tutulduğunu belirleyin. Saat dilimleri aynı mı, olay zamanı ile verinin aktarım zamanı karışıyor mu? Bir talep birkaç ihaleye bölünüyorsa ilişki nasıl korunuyor? Bu sorular cevaplanmadan çizilen süreç haritası hatalı bir kesinlik hissi yaratabilir.
İlk incelemeyi küçük bir örneklemle yapın. Aynı işlemi kayıtlardan ve o işi yapan kişiyle görüşerek takip edin. Aradaki farkı veri hatası, eksik kayıt veya gerçekten farklı işleyiş olarak sınıflandırın. Veri, operasyonu bilen kişinin yerine değil, yanında kullanılmalıdır.
Hangi sorular işe yarar?
“Ortalama kaç gün sürüyor?” sorusunun yanına daha açıklayıcı sorular ekleyin. Hangi aşamada bekleme artıyor? Eksik bilgili talepler daha fazla mı dolaşıyor? Bazı kategorilerde teknik açıklama bekleme süresi mi uzuyor? Yanıtlar, bütün onayları kaldırmak gibi kaba çözümler yerine hedefli iyileştirme sağlar.
Tek bir ortalamayla yetinmeyin. Birkaç çok uzun işlem sonucu değiştirebilir. Benzer kategorileri ve benzer kapsamları karşılaştırın. Acil alımlarla rutin alımların farklı kurallarla yürüdüğünü dikkate alın.
Tenflex verisi nasıl değerlendirilebilir?
Tenflex kullanım ve işlem verileri, mevcut dışa aktarım ve API kapsamı ölçüsünde kurumun analizine girdi sağlayabilir. Gerekli olay geçmişinin erişilebilirliği önceden doğrulanmalıdır. Tenflex’in yerleşik bir süreç madenciliği modülü bulunduğunu varsaymayın; bu yazı kurumun ayrı analiz çalışmasına yöneliktir.
İlk proje için tek bir soru seçin: örneğin onaylı talebin ihaleye ulaşmasını ne geciktiriyor? Gerekli kayıtları belirleyin, küçük bir veri setiyle doğrulayın ve bulguyu sorumlu ekiple tartışın. Değer, karmaşık bir süreç resmi üretmekten çok, hangi adımın neden değiştirileceğini gösterebilmektir.
