İyi bir satınalma müzakeresi, son görüşmede istenen indirimden önce başlar. İhtiyaç, alternatifler ve kabul sınırları net değilse fiyat konuşması uzar; elde edilen indirim de yanlış kapsam üzerinden hesaplanabilir. Aşağıdaki beş teknik, görüşmeye hazırlanmak ve sonucu uygulanabilir bir ticari karara dönüştürmek için kullanılabilir.
1. Anlaşma olmazsa ne yapacağınızı belirleyin
Harvard Program on Negotiation’ın hazırlık çerçevesi, alternatifleri ve nesnel ölçütleri değerlendirmeyi içerir. Harvard Program on Negotiation — Seven Elements / Negotiation Preparation Sizin tarafınızda bunun ilk sorusu şudur: Bu firmayla anlaşamazsak hangi uygulanabilir seçenek var? Başka bir tedarikçi, farklı teslim planı veya kapsamın yeniden düzenlenmesi seçenek olabilir.
Alternatifin yalnızca adını yazmak yetmez. Teknik uygunluğu, kapasitesi ve geçerlilik süresi doğrulanmalıdır. Henüz konuşmadığınız bir firmanın daha ucuz olacağını varsaymak, gerçek bir alternatif oluşturmaz. Görüşmeye girmeden önce hangi koşulda devam etmeyeceğinizi de belirleyin.
2. Fiyatı aynı kapsamda konuşun
İki teklifi karşılaştırırken miktar, birim, kalite tanımı, teslim yeri ve ödeme vadesi aynı zeminde olsun. “Diğer firma daha ucuz” ifadesi, diğer teklif nakliye hariçse güçlü bir karşılaştırma değildir. Teklif farkını açıklayan maliyet kalemlerini ayrı sorun.
Varsayımsal olarak bir firma 30 gün vadede, diğeri peşin ödeme ile teklif vermiş olabilir. Bu farkı yok sayıp yalnızca fiyat indirimi istemek yerine, aynı koşul için alternatif fiyat isteyin. Böylece hangi ticari değişkenin fiyatı ne kadar etkilediğini daha açık görürsünüz.
3. Tek bir rakam yerine koşul paketlerini değerlendirin
Tedarikçinin fiyatı değiştiremeyip teslim planında esneklik sağlayabildiği durumlar olabilir. Siz de toplam miktar, teslim sıklığı veya teklif geçerliliği üzerinden alternatif senaryolar isteyebilirsiniz. Ancak ihtiyaç sahibiyle görüşmeden operasyonu etkileyecek bir taahhüt vermeyin.
Her paketin kapsamını yazılı tutun. Daha düşük fiyatın karşılığında daha uzun süreli veya daha yüksek miktarlı alım taahhüdü varsa, karar yalnızca satınalmacının masasında kalmamalıdır. İlgili ekiplerin onayıyla değerlendirilmelidir. Kazanç ile karşılığında üstlenilen koşul birlikte görülmelidir.
4. Rekabeti açık kurallarla yürütün
Yeni tur veya e-ihale kullanılacaksa yöntemi, rekabet görünürlüğünü ve kapanış koşullarını önceden açıklayın. Gerçekte olmayan rakip tekliflerden söz etmeyin. Firmaların güvenini korumak, sonraki alımlarda katılımı sürdürebilmek için de önemlidir.
Her yeni turun bir nedeni olsun. Kapsam netleştiyse veya ticari koşullar değiştiyse bunu belirtin. Sadece daha düşük fiyat bekleyerek sürekli tur açmak, tedarikçinin katılım isteğini azaltabilir. İlk turdan sonra hangi noktanın yeniden görüşüleceğini açıklaştırın.
5. Görüşmeyi uygulanabilir bir kayıtla kapatın
Son fiyat kadar teslim koşulu, geçerlilik tarihi ve dahil olmayan bedeller de teyit edilsin. Sözlü konuşmada kabul edildiği düşünülen bir konu, yazılı teklifin içinde farklı kalmış olabilir. Sipariş oluşturulmadan önce bu farkı çözün.
Seçimin gerekçesini kısa ve somut yazın. En düşük fiyat seçilmediyse nedenini teknik veya ticari koşullarla açıklayın. Böyle bir kayıt, onay sürecini ve sonradan yapılacak incelemeyi kolaylaştırır.
Tenflex’te teklif soruları, mesajlaşma, yeni tur ve farklı ihale yöntemleri bu çalışma biçimini destekleyebilir. Teklif raporunu görüşmenin başlangıç noktası olarak kullanın; fiyatın hangi koşullara bağlı olduğunu da birlikte değerlendirin. Müzakerenin başarısı yalnızca indirim yüzdesiyle değil, uygulanabilir ve açık bir anlaşmaya ulaşılmasıyla ölçülmelidir.
