Küçük bir işletmede satınalma çoğu zaman tek kişinin tek işi değildir. Aynı kişi teklif toplar, tedarikçiyi arar ve sipariş bilgisini başka bir tabloya yazar. Bu ortamda e-tedarikin değeri, büyük şirketlere benzeyen bir yapı kurmaktan çok, sınırlı ekibin tekrar eden işlerini azaltmasında ortaya çıkar.
Küçük ama tekrarlanan bir ihtiyaç seçin
İlk uygulama için bütün satınalmaları aynı anda taşımaya çalışmayın. Düzenli alınan ambalaj, sarf malzemesi veya tanımı açık bir hizmet uygun başlangıç olabilir. Son birkaç alımda kaç dosya kullanıldığını ve hangi bilgilerin tekrar istendiğini inceleyin. En çok emek tüketen sorun, en büyük tutarlı alımda olmak zorunda değildir.
Pilotun sınırı net olsun: belirli bir kalem grubu, sınırlı sayıda kullanıcı ve birkaç uygun tedarikçi. Böylece eğitim ve veri hazırlığı işletmenin günlük işini durdurmadan yapılabilir. İlk sonuçlar olumluysa kapsamı aynı kontrol listesiyle genişletmek kolaylaşır.
Tedarikçi listesini kullanılabilir hale getirin
Firma adı, kategori ve güncel iletişim kişisiyle başlayın. Aynı firmanın birden fazla kayıtla görünmesini önleyin. Teklif vermeyen firmayı hemen listeden çıkarmak yerine davetin doğru kişiye ulaşıp ulaşmadığını kontrol edin. Küçük bir işletmede birkaç güncel kayıt, yüzlerce eski adresten daha değerlidir.
Yeni adaylara ulaşmak için kategori bazlı pazar yeri seçenekleri düşünülebilir. Ancak her gelen teklifin teknik ve ticari uygunluğu aynı şekilde incelenmelidir. Bir firmayı ilk kez duymak, onu otomatik olarak elemek için neden olmadığı gibi doğrudan sipariş vermek için yeterli değildir.
Kullanım maliyetini yalnızca lisansla ölçmeyin
Veri temizliği, kullanıcı eğitimi ve varsa entegrasyon geliştirmesi zaman gerektirir. İşletme bu zamanı kimin ayıracağını baştan belirlemelidir. OECD’nin KOBİ dijitalleşmesi çalışması da benimseme ve beceri konularını teknolojiyle birlikte ele alır. Bu nedenle basit bir başlangıç planı, kapsamlı fakat sahipsiz bir projeden daha kullanışlı olabilir.
İlk aşamada ihtiyacınız olmayan modülleri başarı koşulu haline getirmeyin. Hangi verileri dışa aktarabileceğinizi, destek kapsamını ve kullanıcı sayısı değiştiğinde koşulların nasıl etkileneceğini sorun. Toplam iş yükünü görmeden ucuz veya pahalı değerlendirmesi yapmak eksik kalır.
Kazancı kendi verinizle kontrol edin
Bir alımda teklif toplama süresi, karşılaştırmaya harcanan emek ve kullanılabilir teklif sayısını kaydedin. Fiyat farkını hesaplarken miktar ve teslim koşullarının aynı olduğundan emin olun. Tek bir başarılı ihale sonucunu sürekli elde edilecek tasarruf gibi bütçeye yazmayın.
İyileşme küçük bile olsa tekrar eden bir işte anlamlı olabilir. Örneğin her ay yapılan bir alımın raporunu daha az dosya birleştirerek hazırlamak, ekibin başka işlere zaman ayırmasını sağlar. Bu zamanın gerçekten nasıl kullanıldığını sonraki değerlendirmede konuşun.
Tenflex ile sınırlı bir başlangıç
Excel ile kalem hazırlama, davet listeleri, teklif toplama ve rapor alma üzerinden somut bir pilot kurulabilir. Talep ve sipariş adımları da ihtiyaca göre bu akışa bağlanabilir. Kurumunuz süreci doğrudan yürütmek yerine destek almak istiyorsa ihale danışmanlığı hizmetini ayrıca değerlendirebilirsiniz.
İlk görüşmeye bir örnek alım dosyası, mevcut davet listeniz ve cevap aradığınız üç sorunla gelin. Böylece “bize dijitalleşme lazım” gibi geniş bir hedef, işletmenizin günlük işinde sınanabilecek bir plana dönüşür.
